Digitalização de Documentos
Serviço de Digitalização de Documentos e Arquivos.
Menos cópias, disponibilização total das informações e garantia de integridade do documento físico.
Com as necessidades e urgências do mercado corporativo, a disponibilização da informação se tornou essencial para a tomada de decisões e conclusão de transações comerciais. Com isto a agilidade na recuperação de informações de um documento é fundamental para promover a eficiência em qualquer segmento de negócio.
O que é, e para que serve a Digitalização de Documentos?
A Digitalização de Documentos é o processo de conversão de documentos físicos para o formato digital. Qualquer documento que contenha informação relevante para seu negócio pode ser digitalizado e convertido em formatos digitais.
Esta conversão também transforma o modo de armazenagem destes arquivos que uma vez digitalizados poderão ser disponibilizados em vários formatos de mídias como CDs, DVDs, Pendrives ou ainda em unidades de discos removíveis.
A digitalização é aplicada em processos que exigem um maior nível de consulta e compartilhamento, permitindo que o documento seja acessado por vários usuários simultaneamente e a qualquer momento via Web.
No processo de conversão de um documento todo o conjunto é escaneado e os arquivos, agora transformados em imagens digitais, passam por um processo de classificação para garantir qualidade e agilidade na localização das informações através das ferramentas de busca que podem ser implantadas nesta solução.
Com a implantação deste serviço a redução nos custos será continua, começando pela redução na demanda de cópias desnecessárias, preservação do arquivo original, devido ao mínimo acesso ao documento físico e diminuição do espaço físico para armazenamento do acervo e auditoria de acesso às informações disponibilizadas na nuvem.
Principais benefícios da Digitalização de Documentos para o seu negócio.
Aumento da produtividade: a redução do tempo de busca por determinados documentos e o acesso rápido às suas informações serão de grande contribuição para a eficiência das transações do seu negocio.
Otimização do espaço físico: a digitalização de documentos e arquivos permite a armazenagem destes ativos em nuvem ou em qualquer outro tipo de mídia de dados. Isso deixa o espaço físico dedicado ao acervo documental livre para atividades produtivas.
Preservação do arquivo físico: com o acesso e compartilhamento do mesmo documento na rede para vários usuários simultâneos, a preservação do arquivo físico original está garantida.
Redução dos custos gerados por excesso de impressão e cópias: diminua o número de impressões e cópias desnecessárias e veja os indicadores de investimento no seu negócio se estabilizar.
Mais segurança para informações confidenciais: as ferramentas de organização implantadas no serviço de digitalização de documentos permitem o controle de acesso por usuários. Logo, suas informações confidenciais só serão acessadas por quem for autorizado.
Contribua com o meio ambiente: apesar de ser um ativo com rápida degradação, o papel ainda é uma das principais causas de desmatamento. Diminuir a demanda de cópias em seu ambiente de trabalho já é o primeiro passo para contribuir com a preservação da natureza e investir em sustentabilidade no seu negócio.
Os desenvolvedores de soluções para gestão de documentos do Grupo Display estão qualificados para prestar um serviço profissional onde a digitalização de documentos e arquivos passa pelas seguintes etapas:
• Classificar: Preparar, Organizar e Catalogar por categoria/departamento;
• Escanear (ou digitalizar) documentos: Utilizamos scanners profissionais disponíveis em nossa infraestrutura de equipamentos de alta produtividade;
• Indexar: associar metadados ao arquivo digital para otimizar consulta em sistema Web;
• Controle de qualidade: validação de todas as etapas antecedentes à disponibilização dos arquivos digitais aos usuários finais;
• Recuperar: utilização de ferramentas especializadas para a busca e localização de documentos digitalizados.
Após estas etapas o documento estará disponível para ser recuperado digitalmente, via Internet, a qualquer momento, 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Oferecemos toda infraestrutura e “know-how” requeridos para a implementação desta solução, dimensionando-a de acordo com a necessidade do seu negócio. Deixe-nos cuidar da Digitalização de Documentos e Arquivos de sua empresa com profissionais treinados e certificados e assim reduza os altos investimentos em equipamentos, suporte e gerenciamento de informações.
Ao compor esta solução, outros serviços também poderão ser utilizados como ferramentas conforme particularidade do cliente:
Guarda de Documentos: Onde o cliente terceiriza o espaço físico do seu acervo;
Arquivo de Documentos: Terceirização de arquivo inativo (ou arquivo morto);
Organização de Documentos: para uma qualificação e catoloção com mão de obra especializada;
ECM – Enterprise Content Management: para o gerenciamento de documentos e informações não estruturados.
Quem pode terceirizar a Digitalização de Documentos?
Qualquer Empresa que tenha em sua rotina documentos com constante acesso e compartilhamento das informações neles contidas.
Ao terceirizar a Digitalização de Documentos e Arquivos a redução de espaço para a guarda de documentos físicos, redução da guarda de documentos externos, bem como o Plano de Continuidade de Negócio ganham padrão e facilidade na reprodução da informação que garante recuperação de dados e conteúdos em caso de desastres.
Visto isso, esta é uma solução primordial para empresas que não param de crescer e prezam a padronização e eficácia na gestão de documentos do seu negócio.
GED – Gestão Eletrônica de Documentos
Serviço de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos e Arquivos
Cópias desnecessárias, tempo para localização de informações, documentos perdidos, telefonemas e retrabalhos?
Automatize e aperfeiçoe o processo documental da sua empresa e mantenha o foco do “core business” no que realmente importa: Seu Negócio!
Com a Gestão Eletrônica de Documentos é possível evitar dores de cabeça com fiscalizações, tornando o documento acessível a qualquer momento.
O que é, e para que serve o GED?
GED é um conjunto de tecnologias (hardwares e softwares específicos) que permite a gestão inteligente de qualquer documento ou arquivo de uma organização, originalmente eletrônicos ou convertidos à forma digital. Ainda podemos considerar que o GED é uma solução para organização e estruturação eletrônica de documentos que demandam busca e visualização constantes das informações neles armazenadas. Esses documentos podem ser das mais diversas origens tais como papel, arquivos de texto, planilhas eletrônicas, microfilme, imagem, CAD e etc.
No GED criam-se padrões de organização de documentos que são associados a índices para pesquisa e recuperação que permitem localizar rapidamente qualquer documento. Além dos índices de pesquisa normalmente utilizados como, data da criação, autor, versão, pasta de armazenamento, no GED podem ser adicionados inúmeros outros, como tipo de documento, departamento, nome que o fornecedor trata o documento e outros, facilitando a pesquisa para a localização. Com a Gestão Eletrônica de Documentos é possível restringir o tipo de acesso, oferecendo permissões diferenciadas para cada usuário num determinado documento. Pode-se definir usuários que apenas visualizam ou que podem, também, imprimir um documento.
Conheça alguns benefícios da Gestão Eletrônica de Documentos – GED:
Com a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos em sua empresa os benefícios são inúmeros. Listamos abaixo os benefícios mais significativos onde, considerando-se a particularidade de um negócio, torna-se perceptível e vantajoso sua implantação em praticamente todos os seus departamentos.
Precisão e rapidez na localização de documentos: com o sistema de organização e as ilimitadas possibilidades de indexação que o GED proporciona, a localização de documentos torna-se muito mais rápida e eficiente.
Redução de custos: com a redução de impressões e cópias desnecessárias, além de manter um ambiente mais organizado, os custos no investimento de insumos e no desgaste de hardware para esta finalidade serão reduzidos.
Mais espaço físico para seu negócio: com a Gestão Eletrônica de Documentos o espaço físico antes destinado ao armazenamento de papéis poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem o “core business” de seu negócio.
Automatização de processos documentais: com a Gestão Eletrônica de Documentos você poderá focar em seu negócio, visto que o GED propicia respostas rápidas e precisas minimizando recursos humanos e aumentando a produtividade.
Contribuir com o meio ambiente: A redução do fluxo de papel é uma ação sustentável, com isso sua organização automaticamente contribui com a preservação do meio ambiente. Experimente a vantagem competitiva sustentável desta ação!
E ainda podemos citar outros benefícios do Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED:
• Fator diferencial competitivo.
• Absoluto controle dos processos de negócio.
• Diminuição no tempo de tramitação dos documentos.
• Eliminação dos riscos de extravios de documentos.
• Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos.
Procurando uma empresa especializada em Gestão Eletrônica de Documentos?
Temos a melhor solução para otimizar os recursos e custos da gestão eletrônica dos processos documentais do seu negócio. Somos uma empresa com ”know-how” absoluto em gestão de documentos, com ampla capacidade técnica e operacional sobre as metodologias, logística e tecnologias aplicadas atualmente neste segmento de serviços.
A particularidade do seu negócio é crucial. Nossa estrutura de hardware foi totalmente projetada para proporcionar um serviço de excelência, com agilidade, precisão de dados, rápida tomada de decisão e eficácia na execução da gestão eletrônica dos documentos, arquivos e imagens da sua empresa.
Quem pode Terceirizar o serviço de GED?
O GED é uma solução com um conceito que pode ser aplicado em todos os segmentos de negócios.
Seja qual for o tamanho da demanda documental do seu negócio, nos devolvemos o projeto ideal para gerenciamento utilizando um conjunto de tecnologias inerentes do GED, aperfeiçoando seus recursos já existentes.
Citamos abaixo algumas áreas potenciais à aplicação deste serviço:
Área Médica: Digitalização de Prontuários Médicos, Digitalização de ASO;
Área Jurídica: Digitalização de Processos Jurídicos e Contratos de Fornecedores;
Área Fiscal/Contábil/Tributária: Digitalização de Pedidos de Compra, Notas Fiscais, Processos de Pagamento, Impostos e Tributos;
Área da Educação: Digitalização de Prontuários de Alunos, Provas de Vestibular, Provas de Avaliação, Boletins;
Área da Construção Civil: Digitalização de plantas, dossiês de venda de imóveis e empreendimentos.
Digitalização de documentos com validade legal. Consulte-nos.
Ainda está precisando de mais informações sobre o Serviço de Digitalização de Documentos?