Guarda de Documentos e Arquivos
Serviço de Guarda de Documentos.
A Guarda de Documentos do Grupo Display é um serviço que oferece tecnologia e infraestrutura preparada para armazenar os documentos e arquivos de sua empresa.
Redução de custos é essencial para o mercado corporativo e quando falamos neste assunto o valor pago por cada m² destinado a guarda de documentos torna-se muito elevado, uma vez que este importante espaço poderia ser utilizado para atividades lucrativas. Com isto, cada vez mais tem crescido o número de organizações que buscam empresas especializadas em guarda de documentos ou arquivos.
Manter documentos ou arquivos em condições ideais de armazenagem ou até mesmo para localização em acervos desorganizados e sem nenhum controle, custa muito caro e ainda devemos considerar que o armazenamento inadequado enfatiza o acúmulo de poeira e a proliferação de pragas e insetos. Assim, a terceirização da Guarda de Documentos ou arquivos vem como uma solução que também contribui para um ambiente de trabalho mais limpo e organizado.
Para quem é indicado?
Para todas as empresas que possuem documentos ou arquivos, armazenados em sua matriz ou filiais, os quais precisam ser administrados e consultados de forma organizada e com total sigilo.
Para que serve o serviço de Guarda de Documentos?
O serviço de Guarda de Documentos ou Arquivos tem como finalidade terceirizar a guarda e a preservação do seu acervo, mantendo-o em condições adequadas, além do fácil acesso à sua localização, uma vez que antes de serem arquivados tais documentos podem ser digitalizados, organizados, catalogados e indexados em um sistema de acompanhamento via Web.
Principais benefícios em terceirizar a guarda de documentos ou arquivos:
Comodidade nas consultas aos documentos físicos, agilizando processos de auditorias e fiscalizações;
Facilidade de acesso aos documentos via web, evitando extravios e perdas;
Mais espaço físico para seu negócio. Com está solução o espaço físico, antes destinado só para a guarda de documentos ou arquivos, poderá ser utilizado em atividades produtivas que priorizem mais lucro ao seu negócio;
Preservação do documento ou arquivo original. Com os arquivos e documentos sob a custódia de uma empresa especializada neste tipo de arquivamento, a sua preservação e integridade estão garantidas;
Mais segurança.Sigilo absoluto das informações contidas nos documentos e arquivos armazenados. Somente usuários autorizados terão acesso a tais informações e todas as movimentações relativas ao arquivo são registradas;
Acesso via Web para localização de documentos ou arquivos. Disponibilizamos software e tecnologia adequada, todos os documentos podem ser catalogados e registrados com suas devidas informações e localização física, facilitando assim seu resgate e diminuindo o tempo de resposta à solicitação do arquivo físico.
Terceirização de Acervo Documental
O Grupo Display cuida do seu acervo para sua empresa cuidar dos seus negócios.
Possuímos profissionais altamente qualificados e com vários anos de experiência neste ramo, somos uma empresa em constante aprimoramento no que há de mais moderno em padronização de arquivo físico e digital. Nossas instalações foram estruturadas para a recepção, preparação, armazenagem e movimentação de documentos.
Nosso arquivo é montado de forma que seus documentos não sejam identificados visualmente – apenas por meio do nosso sistema de gestão documentos e rastreabilidade de documentos, garantindo total segurança e sigilo das informações.
Possuímos uma grande variedade de padrões de caixas que foram desenvolvidas para facilitar sua manipulação e fabricadas com matéria-prima de primeira qualidade que resistem por muito mais tempo, podendo inclusive ser lacradas para uma total segurança da informação. Tudo isso para promover a melhor adequação do seu acervo ao nosso processo de guarda e gestão de documento ou arquivos.
Buscando a melhor forma para execução desta solução, o Grupo Display se atualiza constantemente para atender aos padrões e normas do CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) e da ABNT (Associação Brasileira de Normas Técnicas) e mantém um rigoroso controle biológico de pragas e insetos em suas instalações.
Dependendo da demanda, outros serviços poderão ser agregados como ferramenta para promover um melhor aproveitamento e eficácia da solução. Sendo assim, podem-se integrar os serviços de:
Arquivo de Documentos – Guarda de arquivo inativo (ou arquivo morto);
Organização de Documentos – Para uma melhor identificação e catalogalização com mão de obra especializada;
Digitalização de Documentos – Solução para clientes que além de terceirizar a guarda de documentos ou arquivos também precisa manter acesso remoto a seu acervo.
Quem pode terceirizar a Guarda de Documentos?
Independente da demanda ou departamento, se sua empresa vive atolada de documentos e arquivos que não podem ser descartados ou possuem informações sigilosas que devem ser mantidas em segurança, terceirizar a custódia destes arquivos será um ótimo negócio.
A sua empresa pode adquirir este serviço para terceirizar a guarda de arquivo inativo, custódia de arquivos sigilosos, custódia de documentos ou simplesmente para liberar o seu espaço físico destinado à armazenagem de arquivo e armazenagem de documentos.
A tarefa de arquivar documentos parece simples, em uma análise superficial, até você precisar de um documento e não localizá-lo. Não corra riscos desnecessários que geram custos elevados.